Бизнес в облаках: онлайн-инструменты для эффективной работы

Мы c партнером с самого начала решили организовывать свой бизнес, что называется, «в облаках». То есть каждый из нас всегда и везде имеет доступ к ключевым рабочим процессам агентства. Да, у нас есть офис, но если завтра мы все останемся дома, то на бизнесе это никак не отразиться. И я хочу поделиться теми инструментами, которые нам помогают вполне успешно справляться с этой задачей

Концепция

Любую компанию можно разделить на основные департаменты: продукт/услуга, маркетинг и продажи/финансы. Подбирая онлайн инструменты важно разобраться с теми функциями и задачами, которые ваша фирма выполняет.

Так сложилось, что «Dialogu Darbnīca» стала организацией, которая работает на Google-сервисах. А это одна из самых доступных, легких и активно развивающихся платформ. Gmail, Calendar, Google Drive – главное трио, без которого мы не мыслим нашей ежедневной работы. Но, обо всем по порядку.

google

Организация

Везде, где в команде работает больше 2 человек, нужна четкая система организации труда. За несколько лет работы мы сменили несколько систем и в итоге остановились на Streak . Здесь и происходит основная работа всех сотрудников агентства.

Streak — совершенно бесплатная cпециальная программа, которая живет прямо в почтовом интерфейсе Gmail, отлично взаимодействуя с самой почтой и документами Google. Кроме того,  это возможность разделить бизнес на этапы, чтобы организовать весь процесс работы над услугами или продуктами.

Например, в наших внутренних процессах можно найти «Продажи», «Создание контента для клиентов», «Проекты для клиентов», «Поиск сотрудников» и так далее. Затем даешь конкретный доступ определенным сотрудникам, и получается, что каждый работник имеет свой участок работы, за который он и отвечает.

streakcrm

Документы

Нами создается огромное количество контента для клиентов, как результат — значительный документооборот. Для хранения текстов, картинок и прочего добра, отлично подошли бесплатные программы Google Drive и Dropbox.

Тем, кто использует онлайн документы, объяснять всю прелесть этого решения уже не надо. Возможность всегда найти, отредактировать или прокомментировать нужный документ – это мечта любого предпринимателя. Более того, возможность всегда просмотреть историю изменения документа не раз помогали нам найти выход из сложных ситуаций с заказчиками.

googledrive

Финансы

Одна из важнейших составляющих любого бизнеса — финансы. В Латвии есть много поставщиков программного обеспечения, но далеко не все из них осилили миграцию в «облака».

Подробно изучив два сервиса: 24balance.com и alamora.lv, мы остановились на последнем, которым и пользуемся уже четвертый год. Разбираясь в данном вопросе, главное не спрашивать мнения бухгалтеров старой закалки. Все они в один голос заявят, что все это «бесовщина», ненадежно и вообще, принтер, ножницы и клей ПВА — наше все.

Однако преимущество такого сервиса очевидно — быстрая доступность всей необходимой финансовой и бухгалтерской информации, автоматизация выставления счетов и возможность добраться до всего этого в два клика, с любого компьютера. Стоимость использования: бесплатно или 8,47 Eur за полную версию на одного пользователя.

alamora

Общение с командой

У нас комбинированная команда, часть трудится в офисе, а другая часть сидит на аутсорсе. Но абсолютно каждый сотрудник принимает активное участие в общей онлайн-жизни. Так деловое общение проходит с помощью мессенджера Hangout от Google или посредством Skype и е-майл.

Однако самое интересное происходит рядом с нашим виртуальным «кофейным аппаратом». Для этих целей самым лучшим решением оказалась закрытая группа в социальной сети Фейсбук, где участниками выступают весь коллектив агентства. Это место неиссякаемого брейнсторма, юмора, новостей из мира социальных сетей, пожеланий, предложений и других фишек.

skype1

Но сейчас перед нами стоит другая задача. У нас скопилось огромное количество полезной информации типа «tips&trick» и «FAQ», но идеальный онлайн-инструмент для систематизации этой базы данных пока не найден.  Если вы знаете подходящий — напишите нам комментарий!

Если Вы нашли ошибку, выделите текст и нажмите Shift + Enter, чтобы проинформировать нас.